Ninguna norma colombiana le exige nada a un software escolar. Las obligaciones son del establecimiento educativo: el Decreto 1290 le exige emitir constancias, el 1421 le exige formular PIAR, la Ley 1620 le exige tipificar situaciones y la Ley 1581 le exige custodiar datos de menores.
De ahí sale el criterio práctico de compra. La plataforma no «cumple» ni «incumple» por sí misma: hace que cumplir sea automático o hace que cumplir sea trabajo manual. Un colegio puede cumplir todo el 1290 con Excel y una impresora; el costo es el sábado de alguien.
Este checklist traduce cuatro cuerpos normativos a 12 requisitos verificables, cada uno con la prueba concreta que conviene pedir en una demo. Es la versión corta de las siete guías del cluster de cumplimiento; cada requisito enlaza a la que lo desarrolla.
Bloque 1 — Evaluación y promoción (Decreto 1290 de 2009)
1. Escala institucional configurable, con equivalencia a la escala nacional
El artículo 5 deja que cada establecimiento defina y adopte su propia escala, con una sola obligación: expresar su equivalencia con la escala nacional de cuatro niveles —desempeño superior, alto, básico y bajo— para facilitar la movilidad entre colegios.
Prueba: pide cambiar el rango del desempeño básico en vivo y ver el efecto sobre un boletín ya emitido. Si la escala está quemada en el código, lo vas a notar ahí. Lo desarrollamos en escala 1.0–5.0 y niveles de desempeño.
2. Ponderación por período y por tipo de evaluación
El artículo 4 obliga a que el SIEE contenga los criterios de evaluación, y en la práctica colombiana eso significa porcentajes: tanto por período, tanto por tipo de actividad, con autoevaluación incluida cuando el sistema institucional la contempla.
Prueba: configura una asignatura con tres cortes de peso distinto y comprueba que la definitiva no sea un promedio simple. Lo que debe resolver la plataforma en este frente lo recorrimos en plataforma de notas para colegios: qué debe hacer con tu SIEE.
3. Indicadores de logro por asignatura, grado y período
El decreto no los menciona —habla de desempeños— pero siguen siendo obligatorios en tu colegio porque el SIEE los adoptó y el artículo 4 exige que el sistema institucional se cumpla como está escrito. El boletín debe mostrar los que corresponden al desempeño de cada estudiante, no un listado fijo. Está desarrollado en indicadores de logro: por qué tu plataforma debe gestionarlos por período.
Prueba: pide dos boletines del mismo curso y período con indicadores distintos.
4. Informes periódicos con el contenido que exige el decreto
El artículo 11, numeral 4, obliga al establecimiento a informar periódicamente a familias y estudiantes sobre avances y dificultades, y a presentar el plan de actividades de apoyo. Un boletín que solo trae números no cumple esa función informativa.
Prueba: mira un PDF real de boletín, no una plantilla de marketing, y verifica que traiga la equivalencia con la escala nacional y la descripción del avance. El detalle completo está en software de boletines que cumple el Decreto 1290.
5. Constancias de desempeño a solicitud de la familia
El artículo 17 es el requisito que más se resuelve a mano: a solicitud del padre de familia, el colegio debe emitir constancias de desempeño de cada grado cursado, con los resultados de los informes periódicos. No es opcional ni admite plazo indefinido.
Prueba: pide una constancia de un estudiante de un año anterior, generada en el momento. Más detalle en constancias de desempeño.
6. Criterios de promoción y porcentaje de asistencia parametrizables
El artículo 6 deja los criterios de promoción y el porcentaje de asistencia que incide en ella en manos de cada establecimiento. Una plataforma que trae un umbral fijo —«pierde con tres áreas», «reprueba con 25% de inasistencia»— te está imponiendo un criterio que le corresponde a tu gobierno escolar.
Prueba: la de automatizar las reglas de promoción: que el sistema recalcule la promoción del año pasado y coincida estudiante por estudiante.
7. Registro escolar y trazabilidad de las reclamaciones
Dos obligaciones que viajan juntas. El artículo 16 exige llevar un registro escolar de valoración por estudiante, con los datos de identificación y el informe de valoración por grado. El artículo 4, numeral 10, exige que el SIEE contemple instancias, procedimientos y mecanismos de reclamación, que decide el consejo directivo (art. 11, num. 7).
Prueba: pregunta quién modificó una nota, cuándo y con qué justificación. Si el sistema no sabe responder eso, la reclamación se defiende con memoria y correos.
Bloque 2 — Inclusión (Decreto 1421 de 2017)
8. Expediente PIAR por estudiante, con los tres anexos
El decreto estructura el PIAR en anexos: información general y contexto, planeación pedagógica con ajustes razonables, y acta de acuerdo con la familia. Debe existir como expediente vivo del estudiante, no como un formato que alguien llena en marzo y archiva.
Prueba: que un docente de asignatura vea los ajustes de sus estudiantes desde su propia planilla, sin abrir otra herramienta ni buscar un PDF en una carpeta compartida.
9. Informe anual de proceso pedagógico y seguimiento por período
El 1421 pide seguimiento al PIAR durante el año y un informe anual que acompaña al estudiante en su tránsito educativo. Sin registro por período, ese informe se reconstruye en noviembre de memoria.
Prueba: pide ver el histórico de revisiones de un PIAR de un año anterior.
Bloque 3 — Convivencia (Ley 1620 de 2013 y Decreto 1965 de 2013)
10. Tipificación de situaciones y ruta de atención integral
El Decreto 1965 clasifica las situaciones de convivencia en tipo I, II y III, y cada tipo dispara un protocolo distinto. El comité escolar de convivencia de la Ley 1620 necesita ese registro para sesionar, y el reporte al Sistema de Información Unificado de Convivencia Escolar depende de que exista.
Prueba: registra una situación tipo II en la demo y mira si el sistema pide lo que el protocolo exige —versión del estudiante, comunicación a los acudientes, medidas, seguimiento— o si te deja un campo de texto libre.
11. Debido proceso demostrable
No hay un artículo que diga «debido proceso escolar»; hay una consecuencia. Toda decisión disciplinaria que el colegio no pueda sustentar con evidencia fechada es una decisión frágil ante una tutela. En términos de software: quién registró, cuándo, qué se notificó a la familia, qué dijo el estudiante y qué compromisos se firmaron.
Prueba: pide el expediente completo de un caso, en un solo documento, con fechas. Qué debe contener cada anotación para sostener el proceso está en el observador del estudiante: qué es y qué debe registrar.
Bloque 4 — Datos y facturación
12. Datos personales de menores y facturación electrónica
Un colegio maneja datos personales de niños, niñas y adolescentes, que la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 tratan con un estándar más alto: el tratamiento debe responder al interés superior del menor y contar con la autorización del representante legal. Lo que tienes que exigirle al proveedor es concreto: contrato de tratamiento de datos donde el colegio es responsable y el proveedor encargado, servidores identificados, política de retención, y un procedimiento para atender solicitudes de supresión.
Si además emites facturación desde la plataforma, la facturación electrónica ante la DIAN es requisito propio y conviene verificarlo con un documento real, no con una captura.
Prueba: pide el contrato de encargo de tratamiento de datos antes de firmar. Si el proveedor no lo tiene redactado, la conversación de privacidad todavía no ha empezado.
Los tres requisitos que casi nadie verifica
De los doce, hay tres que rara vez aparecen en una demo porque nadie los pide: la constancia de desempeño del artículo 17, la trazabilidad de quién modificó una nota, y el contrato de tratamiento de datos. Son también los tres que aparecen justo cuando algo salió mal —un traslado en octubre, una reclamación, un incidente de seguridad—, que es el peor momento para descubrir que no existen.
Si tienes media hora con el proveedor y no doce, pide esos tres.
Con el checklist resuelto, la siguiente pregunta es de mercado: qué proveedores hay y en qué se diferencian de verdad. Ahí empieza la comparación de alternativas a Q10 para colegios en Colombia, y el panorama completo está en la guía de compra de software de gestión escolar en Colombia.
Preguntas frecuentes
¿Existe una certificación oficial de «software que cumple el Decreto 1290»? No. El Ministerio de Educación no certifica plataformas. Cualquier sello de ese estilo es autoasignado por el proveedor; lo que se verifica es la funcionalidad, no la etiqueta.
¿El colegio o el proveedor responde ante la secretaría de educación? El establecimiento educativo. El proveedor es un tercero contratado, y por eso el contrato —incluido el de tratamiento de datos— importa tanto como el producto.
¿Qué pasa si mi plataforma actual no cumple varios de estos puntos? Lo habitual es que el vacío se esté cubriendo a mano: hojas de cálculo paralelas, plantillas de Word, carpetas compartidas. El primer paso útil es contar cuántas horas al año consume ese trabajo paralelo; suele ser el argumento más sólido para el consejo directivo.
¿Cuántos de estos requisitos resuelve ControlProf? Los doce están dentro del alcance de la plataforma —calificaciones, boletines, PIAR, observador y tesorería—, y la invitación es la misma que hacemos con cualquier proveedor: pídenos la prueba de cada punto en pantalla.
Fuentes normativas: Decreto 1290 de 2009, Decreto 1421 de 2017, Ley 1620 de 2013 y Decreto 1965 de 2013, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. Artículos verificados sobre el texto oficial el 16 de agosto de 2026. Este artículo no constituye asesoría jurídica.
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