La promoción es la decisión de mayor impacto que toma un colegio sobre un estudiante, y en la mayoría de instituciones se calcula fuera del sistema: en una hoja de cálculo que alguien arma en noviembre, con las reglas del SIEE aplicadas a mano.
Es entendible —las reglas de promoción son la parte más particular de cada SIEE— pero es también donde más riesgo se acumula. Un criterio aplicado de forma inconsistente entre cursos es exactamente el tipo de cosa que termina en el mecanismo de reclamaciones del artículo 4, numeral 10, y que decide el consejo directivo.
Esta guía recorre las cuatro reglas que debes poder modelar en la plataforma, con lo que el Decreto 1290 dice de cada una —y lo que deja a tu criterio.
Regla 1 — Los criterios de promoción son tuyos
El artículo 6 lo dice en una línea: «Cada establecimiento educativo determinará los criterios de promoción escolar de acuerdo con el sistema institucional de evaluación de los estudiantes».
No hay un número nacional de asignaturas reprobadas que implique repetir el año. No hay una nota mínima obligatoria más allá de la frontera entre desempeño básico y bajo que define el artículo 5. Todo eso lo decide tu colegio y queda escrito en el SIEE, que el artículo 4 exige que contenga «los criterios de evaluación y promoción» (num. 1).
Para el software, la consecuencia es que necesita expresar reglas, no un algoritmo fijo. Las que aparecen con más frecuencia en los SIEE colombianos: número máximo de áreas con desempeño bajo, tratamiento diferenciado de las áreas obligatorias y fundamentales, promedio mínimo general, y superación de las estrategias de apoyo del numeral 6.
Prueba para la demo: «Aquí están los criterios de promoción de mi SIEE. Configúrelos y muéstreme el listado de estudiantes no promovidos de un curso.» Si eso exige exportar a Excel, la regla sigue viviendo fuera del sistema.
Regla 2 — El porcentaje de asistencia
El mismo artículo 6 agrega una frase que suele configurarse mal: «el establecimiento educativo definirá el porcentaje de asistencia que incida en la promoción del estudiante».
Ese porcentaje es institucional. Circula mucho la idea de que existe un umbral nacional —25% de inasistencia, suele decirse— y el decreto no lo establece. Si tu plataforma trae un límite fijo y no configurable, te está imponiendo un criterio que le corresponde a tu gobierno escolar.
Lo que sí debe hacer el software es cerrar el circuito: que la asistencia que toma el docente a diario alimente automáticamente ese cálculo, sin que nadie consolide nada a mano al final del año. Una asistencia que se registra en papel y se digita en noviembre no sirve para esto.
Regla 3 — La promoción anticipada
El artículo 7 la regula con detalle, y conviene modelarla como procedimiento y no como un cambio de grado en la base de datos.
Ocurre durante el primer período del año escolar. El consejo académico la recomienda al consejo directivo, previo consentimiento de los padres de familia, para el estudiante que demuestre un rendimiento superior en el desarrollo cognitivo, personal y social en el marco de las competencias básicas del grado que cursa. La decisión se consigna en el acta del consejo directivo y, si es positiva, en el registro escolar.
Tres cosas que el sistema debe soportar, entonces: la ventana temporal (primer período), el rastro documental (acta, consentimiento) y el efecto sobre el registro escolar del artículo 16 — sin borrar el histórico del grado que el estudiante venía cursando.
El mismo artículo agrega una obligación menos conocida: los establecimientos deben adoptar criterios y procesos para facilitar la promoción al grado siguiente de los estudiantes que no la obtuvieron el año anterior.
Regla 4 — El cupo garantizado
Es la que casi nunca llega a la configuración porque toca a matrícula y no a notas.
El artículo 6 cierra así: cuando un establecimiento determina que un estudiante no puede ser promovido al grado siguiente, «debe garantizarle en todos los casos, el cupo para que continúe con su proceso formativo».
En términos de software: la no promoción tiene que disparar la reserva de cupo para el año siguiente, no dejar al estudiante en un limbo administrativo. Si tu sistema académico y tu sistema de matrícula no se hablan, esta obligación se cumple a mano — o no se cumple.
Cómo probar las reglas antes de que decidan algo
Una regla de promoción mal configurada no avisa: produce un listado plausible de estudiantes no promovidos, y el error se descubre cuando una familia rehace la cuenta.
La prueba que conviene hacer, y que toma una tarde: toma la promoción del año anterior, calculada a mano o en la hoja de cálculo de siempre, y haz que el sistema la recalcule con las reglas configuradas. Los dos listados deben coincidir estudiante por estudiante.
Las discrepancias son informativas, no molestas. Cada una es una regla que estaba en la cabeza de alguien y no en el SIEE escrito, o una regla del SIEE que la plataforma no sabe expresar. Ambos hallazgos valen más que cualquier demo.
Conviene además revisar los casos frontera a propósito: el estudiante que queda exactamente en el umbral de aprobación, el que reprueba una asignatura de un área con varias, el que superó la estrategia de apoyo sobre el filo, y el que estuvo cerca del límite de inasistencia. Son pocos estudiantes y concentran casi todas las reclamaciones.
Cómo se agregan las asignaturas dentro de un área —una de las fuentes más comunes de discrepancia— lo cubrimos en escala 1.0–5.0 y niveles de desempeño.
Lo que hay que registrar, pase lo que pase
Sea cual sea la decisión, tiene que quedar evidencia. El consejo directivo es la instancia que decide sobre reclamaciones de evaluación o promoción (art. 11, num. 7), y para decidir necesita ver el expediente: qué criterios se aplicaron, qué estrategias de apoyo se ofrecieron y cuándo, qué resultados obtuvo el estudiante en ellas, y qué se comunicó a la familia.
El artículo 11, numeral 4, obliga al colegio a presentar a las familias el plan de actividades de apoyo y a acordar compromisos con todos los involucrados. Ese acuerdo es la pieza que más se pierde cuando el proceso vive en correos.
Los requisitos completos del informe donde todo esto se comunica están en software de boletines que cumple el Decreto 1290. Lo que la constancia reporta al final del grado lo cubrimos en constancias de desempeño, y el checklist normativo completo para evaluar proveedores, en 12 requisitos normativos que debe cumplir el software de tu colegio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas materias hay que perder para reprobar el año en Colombia? No existe un número nacional. El artículo 6 deja los criterios de promoción en manos de cada establecimiento, definidos en su SIEE. Dos colegios pueden tener reglas distintas y ambos cumplir el decreto.
¿Existe un porcentaje de inasistencia que reprueba automáticamente? El decreto no lo fija. Obliga a que cada establecimiento defina «el porcentaje de asistencia que incida en la promoción», pero el valor es institucional.
¿La promoción anticipada se puede hacer en cualquier momento del año? No. El artículo 7 la sitúa durante el primer período del año escolar.
¿Un estudiante no promovido puede quedarse sin cupo? El artículo 6 obliga a garantizarle el cupo en todos los casos para que continúe su proceso formativo.
¿Qué se necesita para graduarse? El artículo 18 establece que quienes culminen la educación media obtienen el título de Bachiller Académico o Técnico cuando hayan cumplido todos los requisitos de promoción adoptados por el establecimiento en su proyecto educativo institucional, de acuerdo con la ley y las normas reglamentarias.
Fuente normativa: Decreto 1290 de 2009, Ministerio de Educación Nacional de Colombia. Artículos citados verificados sobre el texto oficial el 3 de agosto de 2026. Este artículo no constituye asesoría jurídica.
¿Quieres ver esto funcionando en tu institución?
ControlProf resuelve la gestión escolar colombiana de punta a punta — con Teo y Miro incluidos.
Solicitar demo