Una demo de software escolar dura una hora y la maneja el proveedor. Enseña lo que funciona bien, en el orden que le conviene, con datos de ejemplo que nunca tienen casos raros.
No es mala fe: es cómo se hace una demostración comercial. La forma de equilibrarla es llegar con preguntas propias. Estas quince están ordenadas por bloque, y cada una trae la respuesta que debería preocuparte —que es la parte que normalmente falta en las listas de este tipo—.
Bloque 1 — Normativa colombiana
1. ¿Puedo configurar mi escala institucional y su equivalencia con los cuatro niveles nacionales? Preocúpate si: la escala viene fija o la equivalencia se escribe a mano en el boletín. El artículo 5 del Decreto 1290 deja la escala en manos del colegio.
2. ¿Cómo modelo mis reglas de promoción, incluido el porcentaje de asistencia? Preocúpate si: la respuesta es «se exporta a Excel y se revisa». Ahí la regla vive fuera del sistema. Ver cómo automatizar las reglas de tu SIEE.
3. ¿Cómo emito una constancia de desempeño del artículo 17 de un estudiante de hace tres años? Preocúpate si: hay que armarla a mano. Es el requisito que más se resuelve manualmente en Colombia.
4. ¿Dónde vive el PIAR y cómo lo ve el docente de asignatura? Preocúpate si: la respuesta es «se puede adjuntar un PDF». Un PIAR adjunto no llega a la planeación de clase.
5. ¿Cómo se tipifica una situación de convivencia tipo II y qué pasa después? Preocúpate si: solo hay un campo de observaciones. Sin tipificación no hay protocolo ni reporte.
Bloque 2 — Tus datos
6. ¿Quién es el responsable y quién el encargado del tratamiento de datos, y dónde está el contrato? Preocúpate si: no tienen el documento redactado. El colegio es responsable de datos de menores bajo la Ley 1581 de 2012; el proveedor es encargado y eso se firma.
7. ¿Dónde están alojados los datos y quién del proveedor puede verlos? Preocúpate si: no hay respuesta concreta sobre proveedor de nube, país y control de accesos internos.
8. ¿Cómo exporto todos mis datos si decido irme, en qué formato y con qué costo? Preocúpate si: la exportación tiene costo, requiere solicitud especial o sale en PDF. Esta cláusula se negocia antes de firmar, no después: cómo migrar sin perder el histórico.
9. ¿Qué trazabilidad hay sobre cambios en notas y anotaciones? Preocúpate si: no se sabe quién modificó qué y cuándo. Es lo que sostiene una reclamación ante el consejo directivo.
10. ¿Con qué frecuencia hacen respaldos y cuánto tardan en restaurar? Preocúpate si: la respuesta es «la nube es segura». La nube no es un procedimiento de respaldo.
Bloque 3 — Operación y soporte
11. ¿Cuánto dura la implementación y qué necesitan de mi equipo, en horas? Preocúpate si: dicen «es inmediato». Toda implementación consume tiempo del colegio; el proveedor honesto lo cuantifica: cronograma real de implementación.
12. ¿Cuál es el canal de soporte, el horario y el tiempo de respuesta comprometido? Preocúpate si: el compromiso no está por escrito. Sin área de sistemas propia, el soporte del proveedor es tu área de sistemas.
13. ¿Qué pasa el día de entrega de boletines si el sistema se pone lento? Preocúpate si: nunca han pensado en el pico. El cierre de período concentra en tres días la carga de todo el trimestre.
Bloque 4 — Dinero
14. ¿Cuál es el precio a tres años, con incremento anual, migración, capacitación y todos los módulos que voy a necesitar? Preocúpate si: solo te dan el precio del primer año. El costo total es otra cosa: los costos ocultos.
15. ¿Qué queda por fuera del precio? Nombra tres cosas que se cobran aparte. Preocúpate si: dicen «nada, todo está incluido». Siempre hay algo: usuarios adicionales, integraciones, desarrollos a la medida, capacitación de refuerzo, sedes nuevas. Un proveedor que nombra tres es un proveedor con el que se puede negociar.
Las tres preguntas que no se hacen y deberían
Si tienes que reducir la lista, quédate con estas:
¿Puedo hablar con un colegio parecido al mío que lleve más de dos años con ustedes? No con la referencia estrella: con un colegio de tu tamaño, tu ciudad y tu tipo de operación. Y la pregunta útil para esa llamada no es «¿están contentos?», sino «¿qué haces por fuera de la plataforma?».
¿Qué es lo que su plataforma NO hace bien? Un proveedor que responde «nada» te está diciendo que no conoce su producto o que prefiere no contarlo. Uno que responde con precisión —«no tenemos LMS», «nuestro módulo de transporte es básico»— es con el que se puede trabajar.
¿Qué pasó la última vez que un colegio se fue? Cuenta la respuesta y cuenta la reacción.
Cómo llevar la demo para que sirva
Cuatro reglas que cambian el resultado de una evaluación:
- Lleva tus datos. Un curso real, tu escala, tu SIEE, un caso de promoción del año pasado. Los datos de ejemplo del proveedor nunca tienen casos raros; los tuyos sí.
- Que la maneje tu gente. Después de ver la demo, pide el control: que un docente tuyo ponga notas y que la secretaria matricule un estudiante. Diez minutos de eso dicen más que una hora de presentación.
- Misma demo para todos los proveedores. Mismo guion, mismos datos, mismas preguntas. Es la única forma de comparar.
- Escribe las respuestas en el momento. A la semana, tres demos se mezclan en la memoria.
El guion completo de evaluación, con los criterios ponderados, está en checklist de 30 criterios para elegir plataforma, y cómo convertir la demo en una prueba real, en prueba gratuita, piloto o demo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos proveedores conviene evaluar? Tres. Con dos no hay contraste; con cinco la evaluación se alarga tanto que la decisión se toma por cansancio.
¿Conviene enviar un pliego de requisitos formal? En colegios grandes, sí. En instituciones pequeñas suele ser suficiente esta lista de quince preguntas enviada por correo, con respuesta escrita.
¿Qué hago si el proveedor promete desarrollar algo que hoy no existe? Que quede en el contrato con fecha y con consecuencia si no se cumple. «Está en el roadmap» no es un compromiso.
¿Puedo negociar el precio? Casi siempre, y el mejor momento es antes de firmar el primer contrato o en la renovación. Lo que más se mueve no es la tarifa: son la migración, la capacitación y el compromiso de incremento anual.
¿Debo pedir una prueba piloto? Sí, si el proveedor la ofrece con datos reales y un alcance acotado —un grado, un período—. Una prueba con datos de ejemplo enseña la interfaz, no el ajuste con tu operación.
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