La mayoría de los colegios elige plataforma con un método que parece serio y no lo es: ver tres demos, hacer una tabla de módulos con equis, y decidir con la impresión general de la última reunión.
El problema de esa tabla es que todos los proveedores tienen equis en todo. Todos tienen notas, asistencia, boletines y comunicaciones. Las diferencias que importan no son de catálogo: son de profundidad —qué tan lejos llega cada módulo cuando tu caso no es el estándar—.
Estos 30 criterios están escritos para medir profundidad. Vienen agrupados en seis bloques con un peso sugerido, y con un método de calificación al final.
Bloque 1 — Normativa colombiana (peso 30%)
Es el bloque con más peso porque es el que produce trabajo manual invisible durante todo el año, y el que no se puede resolver con un proceso interno.
- Escala institucional configurable con equivalencia a los cuatro niveles nacionales (art. 5, Decreto 1290).
- Ponderación por período y tipo de evaluación, no promedio simple.
- Indicadores de logro por asignatura, grado y período, mostrados en el boletín según el desempeño de cada estudiante.
- Reglas de promoción parametrizables, incluido el porcentaje de asistencia.
- Constancias de desempeño del artículo 17 generadas al instante, incluso de años anteriores.
- PIAR con expediente por estudiante, ajustes visibles para el docente de asignatura y seguimiento por período (Decreto 1421).
- Convivencia con tipificación tipo I, II y III, descargos y compromisos (Ley 1620).
- Trazabilidad: quién modificó una nota o una anotación, cuándo y con qué justificación.
El detalle de cada uno, con la prueba concreta, está en 12 requisitos normativos.
Bloque 2 — Experiencia del docente (peso 20%)
Aquí se gana o se pierde la adopción. Un sistema que el docente evita produce datos incompletos, y datos incompletos vuelven inútiles los demás bloques.
- Toma de asistencia de un curso completo en menos de un minuto.
- Registro de notas en cuadrícula, con teclado, sin guardar registro por registro.
- Funciona en celular sin instalar nada.
- Tolera conexión inestable sin perder lo digitado.
- Anotación al observador desde donde está el docente, en el momento en que ocurre.
- Los ajustes del PIAR aparecen en la planilla del docente, no en otro sistema.
- Aprendible en una sesión sin manual.
Los criterios 9 a 12 conviene probarlos con un docente tuyo, no con el consultor del proveedor.
Bloque 3 — Coordinación y rectoría (peso 15%)
- Panorama institucional en una pantalla: asistencia, rendimiento y alertas del día.
- Alertas tempranas que crucen notas, fallas y anotaciones antes del cierre.
- Reportes para consejo directivo y comisión de evaluación, exportables.
- Gestión de permisos por rol y sede, con detalle suficiente para directores de grupo.
- Reportes para secretaría de educación sin reconstruir datos a mano.
Bloque 4 — Administración y finanzas (peso 15%)
- Matrícula y renovación en línea, con documentos que sube la familia.
- Cartera conectada al maestro de estudiantes, no en otro sistema.
- Facturación electrónica conforme a la DIAN, si cobras desde la plataforma.
- Portal de familias con notas, asistencia, comunicados y estado de cuenta.
- Constancia de entrega de las comunicaciones enviadas.
Bloque 5 — Datos, seguridad y salida (peso 10%)
- Contrato de tratamiento de datos redactado, con el colegio como responsable y el proveedor como encargado (Ley 1581 de 2012).
- Ubicación de los datos y control de accesos internos del proveedor, por escrito.
- Respaldos con frecuencia y tiempo de restauración comprometidos.
- Exportación completa de tus datos en formato abierto, sin costo, en cualquier momento.
- Registro de auditoría de accesos y cambios.
Bloque 6 — Proveedor (peso 10%)
Sí, son 30 criterios y este bloque agrega tres más. Es a propósito: son los que predicen los próximos cinco años y no aparecen en ninguna demo.
- Soporte con canal, horario y tiempo de respuesta por escrito.
- Referencia de un colegio parecido al tuyo con más de dos años de uso.
- Continuidad: años en el mercado, tamaño del equipo, frecuencia de actualizaciones.
Cómo se usa la ponderación
Suma los puntos de cada bloque, divídelos entre el máximo posible y multiplica por el peso. Un ejemplo con tres proveedores hipotéticos:
| Bloque | Peso | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|---|
| Normativa | 30% | 22/24 | 12/24 | 18/24 |
| Docente | 20% | 17/21 | 19/21 | 11/21 |
| Directivos | 15% | 11/15 | 13/15 | 9/15 |
| Administración | 15% | 12/15 | 14/15 | 15/15 |
| Datos y salida | 10% | 13/15 | 8/15 | 10/15 |
| Proveedor | 10% | 7/9 | 8/9 | 6/9 |
| Total ponderado | 80,5 | 70,6 | 68,9 |
Lo interesante del ejemplo es que B gana en tres bloques y aun así queda segundo: el peso de normativa decide. Si tu colegio tiene otra realidad —una institución con currículo internacional, por ejemplo— ajusta los pesos antes de empezar, no después de ver los resultados.
Las cuatro trampas de una evaluación
Decidir por interfaz. La interfaz se juzga en una hora; la profundidad, en un cierre de período. Una plataforma bonita que no modela tu regla de promoción te va a costar noviembres enteros.
Comprar el roadmap. «Lo tenemos en desarrollo» no es una funcionalidad. Califica 0, y si es determinante, exígelo en el contrato con fecha.
Evaluar sin el docente. El comité de compra suele ser rectoría, coordinación y administración. Los tres van a usar la plataforma unas horas al mes; el docente, todos los días.
Dejar la salida para el final. Las cláusulas de exportación y terminación se negocian cuando tienes poder —antes de firmar—, no cuando ya te quieres ir.
Un proceso de cuatro semanas
Cuando el proceso se alarga, se decide por cansancio. Un calendario que funciona:
- Semana 1. Escribe tus tres restricciones duras y descarta lo que no las cumple. Envía las 15 preguntas a los finalistas.
- Semana 2. Demos con tus datos, mismo guion para los tres, con un docente presente.
- Semana 3. Prueba práctica con datos reales y llamada a una referencia. Ver prueba gratuita, piloto o demo.
- Semana 4. Cotizaciones a tres años desglosadas, calificación con esta tabla y decisión.
Con eso, la presentación al consejo directivo se arma sola: cómo justificar la compra.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe participar en la decisión? Rectoría, coordinación académica, secretaría académica, tesorería y al menos un docente que use el sistema a diario. Cinco personas deciden; más se vuelve asamblea.
¿Cuánto debe durar la evaluación? Cuatro a seis semanas. Más allá de eso el mercado no cambia, cambia la disponibilidad de tu equipo.
¿Qué pasa si ningún proveedor supera el 70? Revisa si tus pesos reflejan tu realidad o si estás midiendo un producto que no existe. Si los pesos son correctos, la decisión honesta puede ser esperar y resolver mientras tanto el proceso más doloroso con lo que ya tienes.
¿Sirve este checklist para renovar con mi proveedor actual? Sí, y es un uso muy productivo: califica a tu proveedor con la misma tabla. Los criterios con 0 y 1 son la agenda de la conversación de renovación.
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