El SIEE de tu colegio lo construyó la comunidad educativa, lo aprobó tu gobierno escolar y quedó consignado en un acta. El software llegó después. El orden correcto de la configuración es ese mismo: la plataforma se adapta al SIEE, no al revés.
Suena obvio y sin embargo es donde más colegios ceden. Cuando la herramienta no soporta una regla del sistema —una ponderación, una escala, un tipo de recuperación— la salida fácil es cambiar la regla. El problema es que esa regla se aprobó en sesión del consejo directivo y modificarla tiene su propio procedimiento (artículo 8 del Decreto 1290), así que «ajustar el SIEE para que quepa en el software» no es un cambio de configuración: es un trámite de gobierno escolar hecho al revés.
Esta guía recorre la parametrización en cinco pasos, en el orden en que conviene hacerla. Si todavía estás eligiendo herramienta y no configurándola, empieza por el panorama de software de gestión escolar en Colombia.
Paso 1 — Escala y niveles de desempeño
Es el primero porque todo lo demás cuelga de él.
El artículo 5 del decreto deja que cada establecimiento defina y adopte su propia escala, con una condición: que exprese su equivalencia con la escala nacional —Desempeño Superior, Alto, Básico y Bajo— «para facilitar la movilidad de los estudiantes entre establecimientos educativos».
En la plataforma esto son dos configuraciones distintas y conviene no confundirlas. La primera son tus rangos: si usas 1.0 a 5.0, con cuántos decimales, y cómo se redondea. La segunda es el mapeo de esos rangos a los cuatro niveles nacionales, que es lo que debe aparecer en el boletín junto a la valoración institucional.
El decreto además fija el significado de dos de esos niveles y vale la pena respetarlo al mapear: básico es la superación de los desempeños necesarios frente a las áreas obligatorias y fundamentales, y bajo es la no superación de los mismos. La frontera entre básico y bajo no es un número arbitrario: es el umbral de aprobación de tu colegio.
Si la plataforma no te deja mover estos rangos sin intervención del proveedor, anótalo ahora: te va a doler cada vez que el SIEE cambie. Lo desarrollamos en escala 1.0–5.0 y niveles de desempeño.
Paso 2 — Períodos y sus pesos
Aquí conviene desactivar un mito antes de configurar nada: el Decreto 1290 no fija un mínimo de períodos académicos. El artículo 4, numeral 8, solo exige que el SIEE defina «la periodicidad de entrega de informes a los padres de familia». Cuántos períodos tiene tu año y cuánto pesa cada uno es decisión de tu colegio, no de la norma —y tampoco del software.
Configura entonces dos cosas: el número de períodos con sus fechas de apertura y cierre, y el peso de cada uno en la definitiva anual. Si tu SIEE los pondera de forma desigual —por ejemplo, más peso al último período— el sistema debe reflejarlo exactamente.
Un detalle que se pasa por alto: las fechas de cierre no son decorativas. Definen la ventana en la que el docente puede digitar sin autorización especial, y son la base de la trazabilidad que vas a necesitar si hay un reclamo.
Paso 3 — Tipos de evaluación y su ponderación
Este es el paso donde se producen los errores más caros, porque el resultado se ve tarde: en el boletín del primer cierre.
Define los tipos de evaluación que reconoce tu SIEE —evaluaciones acumulativas, trabajos, talleres, autoevaluación, coevaluación— y el peso de cada uno dentro del período. Si tu sistema pondera, la definitiva nunca se calcula con promedio simple. Un software que solo promedia produce un número que no corresponde al sistema que aprobó tu consejo directivo.
No olvides la autoevaluación. El artículo 4, numeral 5, exige que el SIEE defina «los procesos de autoevaluación de los estudiantes», y si tu sistema le asigna un peso, ese peso tiene que existir en la configuración. Es el componente que más plataformas dejan por fuera; lo tratamos al detalle en qué debe hacer una plataforma de notas con tu SIEE.
Antes de continuar, haz una prueba: carga notas ficticias en un estudiante y verifica a mano que la definitiva que calcula el sistema coincide con la que da tu SIEE. Cinco minutos aquí ahorran un cierre de período completo.
Paso 4 — Indicadores de logro
Los indicadores describen qué hace el estudiante según su nivel de desempeño, y son lo que convierte el informe en «información integral del avance en la formación», como pide el numeral 9 del artículo 4.
La carga real no está en redactarlos una vez, sino en administrarlos cada período. Al configurar, define desde el principio tres cosas: a qué asignatura y grado pertenece cada indicador, a qué período aplica y a qué nivel de desempeño corresponde.
Y busca en la plataforma tres capacidades antes de cargar cientos de ellos: reutilizarlos entre grupos del mismo grado, versionarlos por año lectivo sin perder el histórico, y asignarlos en lote. Sin las tres, la carga cae íntegra sobre coordinación académica cada cierre.
Paso 5 — Promoción, asistencia y recuperación
El artículo 6 le da a cada establecimiento la potestad de determinar sus criterios de promoción, y agrega algo que suele configurarse mal: el establecimiento «definirá el porcentaje de asistencia que incida en la promoción del estudiante». Ese porcentaje es tuyo, no del software. Si la plataforma lo trae fijo y no configurable, te está imponiendo un criterio que le corresponde a tu gobierno escolar.
Configura entonces: los criterios de promoción de tu SIEE, el porcentaje de asistencia que incide, las estrategias de apoyo del numeral 6 —con su registro de fecha, responsable y resultado— y la promoción anticipada.
Esta última tiene reglas propias en el artículo 7 y conviene modelarla bien: ocurre durante el primer período, la recomienda el consejo académico al consejo directivo previo consentimiento de los padres, y la decisión se consigna en el acta del consejo directivo y, si es positiva, en el registro escolar. Es decir: no es un cambio de grado en la base de datos, es un procedimiento con evidencia.
Hay una obligación que casi nunca llega a la configuración y toca a matrícula, no a notas: cuando el colegio determina que un estudiante no será promovido, el artículo 6 le exige garantizarle en todos los casos el cupo para continuar su proceso formativo.
Errores que obligan a reconfigurar a mitad de año
Configurar la escala sin la equivalencia nacional. Se descubre en el primer boletín, cuando falta la columna que exige el artículo 5.
Asumir promedio simple. Si el SIEE pondera y el sistema promedia, todas las definitivas del período están mal. Se detecta cuando un acudiente rehace la cuenta.
Dejar la autoevaluación fuera. Si el SIEE le asigna peso y la plataforma no la registra, el porcentaje se reparte de forma silenciosa entre los demás tipos y nadie cuadra las cuentas.
Cargar indicadores sin estructura. Sin asignatura, período y nivel desde el inicio, reutilizarlos el próximo año es imposible y se rehace todo.
No probar con datos ficticios antes del primer cierre. Es el único de los cinco que cuesta cinco minutos evitar.
Fuente normativa: Decreto 1290 de 2009, Ministerio de Educación Nacional de Colombia, firmado el 16 de abril de 2009 y vigente desde el 1 de enero de 2010 para calendario A. Artículos citados verificados sobre el texto oficial el 3 de agosto de 2026.
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