Una migración de datos académicos se puede dar por terminada de dos maneras: cuando los registros están cargados, o cuando alguien demostró que están bien cargados. Entre las dos hay meses de diferencia y, normalmente, un incidente.
Este artículo se ocupa de la segunda: qué contiene realmente la historia académica de un estudiante, cómo verificar que llegó completa y qué casos la rompen. Si lo que necesitas es la decisión de cambiar de proveedor y su proceso, está en cómo migrar sin perder el histórico académico.
Qué contiene realmente la historia académica
Cinco capas, y cada una se pierde de forma distinta:
1. Identidad del estudiante. Documento, nombres, fecha de nacimiento, acudientes. Es la llave de todo lo demás: si esta capa tiene duplicados, las otras cuatro se reparten entre dos registros del mismo niño.
2. Trayectoria. Qué grado cursó en qué año, en qué grupo, en qué sede, con qué estado final —promovido, no promovido, retirado, promovido anticipadamente—.
3. Valoraciones. Notas por asignatura y período, y la definitiva de cada una. Aquí está la decisión de si se migran las evaluaciones individuales o solo los consolidados.
4. Estructura de ese año. Y esta es la capa que casi siempre se olvida: la escala, la ponderación y el plan de estudios vigentes cuando esas notas se pusieron. Una nota de 3,8 de 2021 solo significa algo si sabes qué escala y qué niveles de desempeño regían entonces.
5. Documentos. Actas, soportes de matrícula, PIAR con sus anexos, constancias emitidas.
Un colegio que migra las capas 1 a 3 y olvida la 4 tiene notas que nadie puede interpretar dentro de cinco años. Es el error más silencioso de una migración.
Qué migrar de cada año
Una regla que funciona bien:
| Antigüedad | Qué migrar |
|---|---|
| Año en curso | Todo: evaluaciones, definitivas, asistencia, observador, PIAR |
| Años 1 a 5 anteriores | Definitivas por asignatura y período, trayectoria, estructura del año, documentos clave |
| Más de 5 años | Archivo exportado y documentado, fuera del sistema |
El criterio detrás: lo que sustenta constancias de desempeño y certificados de estudio son las definitivas por período y la trayectoria. Migrar cada evaluación de hace ocho años cuesta mucho y sirve para muy poco.
Los seis casos límite que rompen la migración
Verifica estos seis a mano, uno por uno. Si los seis quedan bien, el resto suele estar bien.
1. El estudiante que repitió grado. Dos matrículas del mismo grado en años distintos. Muchos sistemas no lo permiten y el segundo registro sobrescribe al primero.
2. El que se retiró y volvió. Trayectoria con hueco. Verifica que el estado por año quede correcto y que no aparezca como activo en el año que no estuvo.
3. El promovido anticipadamente. El artículo 7 del Decreto 1290 produce una trayectoria atípica: cursó parte de un grado y pasó al siguiente. El histórico del grado que venía cursando no debe borrarse: reglas de promoción.
4. El que cambió de documento. De tarjeta de identidad a cédula. Es la causa número uno de duplicados, y hay que decidir qué documento manda y conservar el anterior como referencia.
5. El que tiene PIAR con seguimiento. El expediente completo, con sus anexos y sus revisiones por período, no solo el último documento: qué exige el Decreto 1421.
6. El que tiene proceso disciplinario abierto. Anotaciones con tipificación, descargos y compromisos. Si entran como texto plano, pierdes la capacidad de reportar y de sostener el proceso.
Cómo verificar de verdad
Cuatro verificaciones, en este orden:
Conteo. Número de estudiantes por año y grado, antes y después. Es la más simple y detecta las pérdidas gruesas.
Cuadre de definitivas. Toma un curso completo de un año cerrado y compara sus definitivas una por una con el reporte del sistema anterior. No una muestra: el curso completo. Es una hora de trabajo y es la verificación que más problemas encuentra.
Recálculo. Pide al sistema nuevo que recalcule las definitivas del año en curso desde las evaluaciones migradas. Si el resultado no coincide con lo que había, el problema está en la configuración de ponderación, no en los datos.
Documento final. Genera una constancia de desempeño y un certificado de estudios de un estudiante de un año migrado. Es la prueba integral: si sale correcta, las cinco capas llegaron.
El formato importa
Dos advertencias prácticas sobre los archivos:
PDF no es un formato de migración. Es un formato de archivo. Si el proveedor anterior solo entrega PDF, lo que tienes es un respaldo consultable, no datos migrables. Insiste en CSV o Excel.
Cuidado con Excel y los documentos de identidad. Los números de documento largos se convierten en notación científica y los que empiezan por cero pierden el cero. Es un clásico y corrompe la llave principal de toda la migración. Los campos de identificación se manejan como texto, siempre.
Qué hacer con lo que no migra
No todo entra al sistema nuevo, y está bien. Lo que se queda afuera necesita tres decisiones escritas:
- Dónde queda. Ubicación concreta del respaldo, no «en el servidor».
- En qué formato. Y con qué se abre dentro de cinco años.
- Quién lo custodia. Con nombre del cargo, no de la persona.
Ese documento —media página— es lo que permite responder en 2031 una solicitud sobre un estudiante de 2019. Sin él, el archivo existe y nadie sabe encontrarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años de histórico hay que migrar? Cinco cubren la trayectoria completa de bachillerato de un estudiante actual y casi todas las solicitudes reales de constancias. Más allá, el costo sube y el uso baja.
¿Se pueden migrar las notas por evaluación o solo las definitivas? Ambas cosas son posibles; la pregunta es cuánto vale. Para años cerrados, las definitivas bastan. Para el año en curso, migrar solo definitivas deja al docente sin el detalle de sus propias evaluaciones.
¿Qué pasa si el sistema anterior calculaba distinto? Aparece al recalcular, y es una diferencia real que hay que documentar, no esconder. Lo importante es que las definitivas históricas se conserven tal como se emitieron: son las que están en los boletines que las familias ya recibieron.
¿Los documentos escaneados también migran? Depende del volumen y del costo. Prioriza los que sustentan obligaciones: actas de PIAR, soportes de matrícula, actas de compromiso disciplinario.
¿Cuánto tarda? Entre cuatro y ocho semanas de trabajo efectivo para un colegio de una sede con cinco años de histórico. La distribución dentro del proyecto está en el cronograma de implementación.
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